Bilingual After School Business & Program Operations Manager, EON Kids Academy, Setagaya-ku, Tokyo | バイリンガルアフタースクール統括マネージャー EON Kids Academy、東京都世田谷区

Position:
After School Business & Program Operations Manager (Operations Lead)
EON Kids Academy (Fuji Project Co., Ltd.) Setagaya, Tokyo ( 8–10 min walk from Komazawa Daigaku Station - Den-en-toshi Line and Hanzomon Line)

Employment and Probation Terms:
Employment Type / Work Style ー Full-time Contract Employee
Probation Period: 6 months
Conversion to Permanent Employment: Upon successful completion of the 6-month probation period, and based on mutual agreement between the employer and employee, the position may be transitioned to regular (permanent) employment.
Start: ASAP preferred; negotiable

Role Overview:
EON Kids Academy is a bilingual, inquiry-based After School Program for children ages 6 - 12 in Setagaya, Tokyo. As we prepare for our April 2026 opening, we are hiring an on-site Operations Lead to stabilize daily operations and help build the academy’s core systems.
This is a hands-on role in a small founding startup team. We need someone agile, proactive, and flexible, and who is ready to set up practical workflows while keeping a safe, consistent, high-quality environment for students, families, and staff.

Required Qualifications:
- Operational execution and task management
- Japanese: professional fluency required for parent communication & documentation
- English: business level+ required for internal/external communication
- 2+ years of experience in school management / afterschool programs / education logistics
- IT literacy: CoDMON (or similar) + Excel/Google Sheets
- Able to work on-site in Tokyo (Setagaya)
- Understanding of compliance and safe school operations in Japan
- Comfortable in a startup environment; proactive and flexible
- Strong ownership and calm judgment; able to develop clear procedures, documentation, and workflows, and work effectively in Japanese and English

Key Duties:
1) Daily Operations Management
- Build and adjust daily/weekly timetables, staffing schedules, and room allocation
- Manage student entry/exit flow, safety standards, and emergency procedures
- Confirm daily lesson readiness and staff placement (operations side)

2) Parent & External Relations (Japanese required):
- Primary contact for important parent inquiries, concerns, and complaints (Japanese)
- Support orientations, meetings, and documentation in Japanese
- Liaison with schools, vendors, and administrative agencies

3) Curriculum Operations Support (execution support)
- Translate curriculum plans into weekly/daily operational routines
- Monitor implementation and share feedback with leadership (operations side)

4) Internal Team Operations Support
- Communicate in English with foreign instructors
- Run check-ins (1-on-1s) and surface operational issues with improvement ideas

5) Data, Reporting & HQ Coordination
- Use CoDMON (School–parent communication management app): to review attendance, communications, and incident logs
- Prepare monthly operational reports (enrollment, utilization, incidents, trends)
- Organize staffing/attendance operational data
- Coordinate with HQ on accounting, contracting, labor, and insurance processes
- CoDMON online training (in Japanese) will be provided after joining.

6) Marketing & Communications Support (practical support)
- Share inquiry trends, family feedback, and basic operational insights with partners

Working Hours & Days Off:
- Expected hours: 10:00–19:00 (60-min break) ーNegotiable
- Five-day work week; two days off based on Japanese school calendar
- Occasional weekend/holiday work during events/term transitions (comp day off provided)
- Year-end/New Year holidays, paid leave, bereavement leave

Work Location:
EON Kids Academy (on-site)
Verdear Komazawa 201 & 202, 4-19-1 Komazawa, Setagaya-ku, Tokyo 154-0012
(8–10 min walk from Komazawa Daigaku Station)

Salary & Benefits:
- Annual salary: JPY 4,800,000–6,000,000 (depending on experience)
- Transportation allowance up to JPY 30,000/month
- Full social insurance coverage
- Overtime compensation (per company rules)
- Annual medical checkup
- Support for training participation
- Bento provided during extended care shifts
- Visa sponsorship available if needed.

How to Apply (materials):
Email the following in both Japanese and English:
Résumé (JP/EN) + Cover letter (JP/EN)
To: Helen Escosora — h.escosora@eonkidsacademy.com
Subject: Application – After School Business & Program Operations Manager

Selection Process
Document screening → 2–3 online interviews → Offer & contract arrangement

募集職種
アフタースクール統括マネージャー（After School Business & Program Operations Manager）
EON Kids Academy（富士プロジェクト株式会社）／東京都世田谷区（駒沢大学駅 徒歩8〜10分）

雇用条件および試用期間:
雇用形態・勤務形態 ー 契約社員（フルタイム）
試用期間：6ヶ月
正社員登用について：*6か月間の試用期間を無事に終了し、かつ会社と従業員の双方の合意が得られた場合は、雇用形態が正社員（無期雇用）へ移行する可能性があります。
入社時期：早期入社歓迎（応相談）

ポジション概要
EON Kids Academy は、東京都世田谷区に位置する小学生向けのバイリンガル・探究型 After School Program（6〜12歳）です。創業期の少人数スタートアップチームとして、日々の運営を安定させながら、開校（2026年4月予定）に向けた運営の仕組みづくりを推進できる方を募集します。
本ポジションは、児童の安全確保、保護者対応、スタッフ調整、入退室・教室運営、CoDMONによる運用管理など、現場運営の中核を担います。
求める人物像：機動力・主体性・柔軟性を持って、自ら手を動かし、運営基盤（コアシステム）を整備できる方。

応募資格（必須）：
- オペレーション遂行力・タスク管理能力
- 日本語：保護者対応・文書作成に必要な実務レベル
- 英語：社内外コミュニケーションに必要なビジネスレベル以上
- 学校運営／アフタースクール運営／教育関連オペレーションの実務経験：2年以上
- ITリテラシー：CoDMON（または類似ツール）＋ Excel／Google Sheets
- 勤務地：東京都世田谷区（現場常駐）で勤務可能な方
- 日本における安全運用・コンプライアンスへの理解
- スタートアップ環境に前向きに対応でき、主体的かつ柔軟に動ける方
- 強いオーナーシップと冷静な判断力を持ち、手順・文書・業務フローを整備し、日本語・英語で円滑に協働できる方

主な業務内容:
1）日々の運営統括
- 日次・週次タイムテーブル、スタッフシフト、教室割の設計・調整
- 入退室管理、安全動線の整備、緊急時対応フローの運用
- 当日のレッスン計画・講師配置の最終確認（運営面）

2）保護者・外部関係者対応（日本語中心）
- 保護者からの重要な問い合わせ・相談・苦情への一次対応
説明会、面談、各種手続きにおける日本語での説明
- 調整行政・学校・外部業者との連絡・調整窓口

3）データ管理・レポーティング・本部連携
- CoDMON（コドモン 保護者連絡・園務管理アプリ）での入退室・連絡履歴・インシデント等の確認とフォロー
- 在籍数、稼働率、インシデント件数等の月次レポート作成
勤怠・シフト等の運営データ整理
- 会計・社保・労務・契約等に関する本部（富士プロジェクト）との調整
*着任後、日本語によるオンライン CoDMON 研修あり

4）マーケティング・広報（実務サポート）
- 外部パートナーとの情報連携、問い合わせ傾向や保護者フィードバックの共有

5）内部チーム運営サポート
- 外国人講師との英語コミュニケーション
- スタッフ 1 on 1、運営課題の把握と改善提案

6）カリキュラム運営（実行面の支援）
- カリキュラム計画を週次・日次オペレーションへ落とし込み
- 授業実施状況のモニタリングと改善提案（運営面）

勤務時間・休日:
- 想定勤務時間：10:00〜19:00（休憩60分）応相談
- 週休2日制（日本のスクールカレンダーに準じる）
- 年末年始休暇、有給休暇（法定通り）、慶弔休暇
- イベント等で土日勤務の可能性あり（振替休日あり）

勤務地
EON Kids Academy（現場常駐）：
〒154-0012 東京都世田谷区駒沢4丁目19-1 ヴェルデール駒沢 201・202
（駒沢大学駅 徒歩8〜10分）

給与・待遇:
- 年俸：4,800,000〜6,000,000円（経験・能力により決定）
- 通勤手当（上限30,000円／月）
- 社会保険完備、残業手当（規定による）、健康診断
- 研修参加支援
- 延長ケア勤務時の弁当支給あり
- ビザサポートあり（必要に応じて）

応募方法（提出書類）
以下を日本語・英語でメール送付してください。
提出書類：履歴書（JP/EN）＋カバーレター（JP/EN）
宛先：Helen Escosora
Email：h.escosora@eonkidsacademy.com
件名：アフタースクール統括マネージャー（After School Business & Program Operations Manager）応募

選考プロセス
書類選考 → 面接　オンライン（2〜3回）→ 内定・契約締結